Гнучкий режим робочого часу: що це, як впровадити і як обліковувати

Згідно з опитуванням Workable, 55,8% працівників вважають, що гнучкий графік роботи дозволяє легше балансувати між роботою та особистим життям. 

Цей підхід дозволяє працівникам легше розв'язувати проблеми, пов'язані з особистим життям, такі як прибирання чи забезпечення догляду за сім'єю, не жертвуючи якістю виконаної роботи.

Та гнучкість працює лише тоді, коли спирається на чіткі правила, прозорі процеси та коректний облік часу. У протилежному випадку вона створює непорозуміння між менеджерами й командами, перевантаження, затримки задач і суперечки щодо відпрацьованих годин.

Що таке гнучкий режим робочого часу

Гнучкий режим — це формат організації роботи, який дозволяє співробітникам впливати на структуру власного робочого дня. Йдеться не про «вільний графік», а про модель, де компанія задає рамки, а працівник планує години всередині цих меж. Такий підхід поступово стає стандартом.

За даними CIPD, 74% організацій використовують гібридні або гнучкі формати роботи, хоча ще у 2023 році цей показник становив 84%. 

Зменшення частки не означає втрату популярності — навпаки, компанії переходять до більш структурованих моделей гнучкості, де важлива не форма (офіс чи дім), а можливість впливати на власний робочий ритм.

Основні моделі гнучкого графіка

Гнучкість не однакова для різних команд і посад. 

Отже, розкажемо про формати гнучкого режиму роботи, які найчастіше використовують компанії у Європі та США та які легко адаптувати в українському бізнесі:

1. Гнучкі години (Flex Hours). Співробітник сам обирає час початку та завершення роботи в межах встановленого діапазону. Наприклад: можна почати між 8:00 та 11:00.
2. Гнучке ядро (Core Hours). Усі працівники мають певні години синхронної роботи (наприклад, 11:00–16:00), а решту часу планують самостійно.
3. Стиснений тиждень (Compressed Week). 40 годин виконуються за 4 дні (4×10). Підходить для ролей з високою автономністю.
4. Розподілений день (Split Shift). Робота виконується кількома блоками протягом доби. Наприклад: 9:00–13:00 і 18:00–22:00.
5. Плаваючі вихідні. Працівник сам обирає, які дні тижня робочі, але загальний обсяг годин залишається сталим.

Ще є модель, орієнтована на результат (Output-Based) — тут не враховуються години, оцінюються лише задачі. Суцільна автономія, але високі вимоги до дисципліни та зрілості команди.

Переваги гнучкого графіка для компанії

Гнучкість впливає не лише на задоволеність працівників, а й на операційні результати.

«Пропонуючи поєднання віддаленої та офісної роботи, компанії можуть забезпечити бажаний баланс між роботою та особистим життям, що покращує добробут та продуктивність працівників»

— генеральний директор IWG Марк Діксон

Вища продуктивність

Гнучкість дозволяє людям працювати у власні пікові години, коли вони найбільш сконцентровані. Це зменшує кількість помилок, пришвидшує виконання задач і підвищує якість рішень. Для команд зі складними операційними циклами це може стати критичним фактором ефективності.

Сильніший бренд роботодавця

Для поколінь Y і Z гнучкі формати — один із ключових критеріїв під час вибору роботи.

Компанії, які впроваджують гнучкий режим, отримують конкурентну перевагу на ринку й більше відгуків на вакансії. Це безпосередньо впливає на якість найму та швидкість закриття позицій.

Більше цікавого про співпрацю та найм представників різних поколінь розповіли у статті “Теорія поколінь від X до Z”.

Менша плинність персоналу

Гнучкі умови сприяють довшій співпраці. Люди залишаються у компанії, яка враховує їхні життєві ритми та дозволяє адаптувати роботу під обставини. Це знижує витрати на найм, онбординг і повторне навчання.

Зниження кількості лікарняних

Гнучкий режим полегшує відновлення: співробітники можуть перенести початок роботи, зробити додаткову перерву чи збалансувати навантаження без перевтоми. Це позитивно впливає на загальний стан здоров’я та скорочує кількість лікарняних, що важливо для бізнесу з інтенсивним графіком.

Оптимальні витрати на офіс

Для гібридних команд зменшується потреба в додаткових робочих місцях, розширенні офісного простору чи переналаштуванні приміщень під пікове навантаження. Гнучкий підхід дозволяє ефективніше використовувати наявні ресурси.

Переваги гнучкого графіка для працівників

Можливість працювати у власному темпі

У кожної людини різні піки концентрації та енергії. Гнучкі години дозволяють працювати в моменти найвищої продуктивності, без примусу адаптуватися під офісний графік.

Кращий баланс між роботою та особистим життям

Гнучкі формати допомагають уникати конфлікту між професійними й особистими зобов’язаннями. Це зменшує напруження, покращує якість відпочинку та підвищує цілеспрямованість у роботі.

Менше стресу та ризику вигорання

Можливість змінити час старту дня, відновитися між робочими блоками чи планувати роботу навколо особистих подій суттєво знижує рівень хронічного стресу. Працівники не відчувають тиску «встигнути все до 18:00», що сприяє здоровішому робочому ритму.

Відчуття довіри та автономії

Гнучкий графік підвищує рівень психологічної безпеки: працівники розуміють, що компанія довіряє їм і підтримує їхній спосіб організації роботи. Це прямо впливає на залученість та ініціативність.

Ризики та розповсюджені помилки впровадження гнучкого графіка роботи

Гнучкість може легко нашкодити, якщо її впроваджувати без структури:

1. Відсутність чітких правил. Коли одні члени команди працюють уранці, а інші — увечері, без узгодженого спільного часу на розвʼязання задач чи питань, виникають затримки комунікації.
2. «Невидимі» співробітники. Якщо немає системи обліку часу, менеджери часто не знають, хто реально працює та в які години.
3. Порушення балансу навантаження. Деякі співробітники починають працювати значно більше за норму, що веде до вигорання.
4. Суб’єктивні оцінки продуктивності. Менеджери іноді починають оцінювати людей за враженням, а не за реальним внеском, якщо робочий час не обліковується або не контролюється.

Як правильно впровадити гнучкий режим за 7 кроків

1. Аналіз ролей і процесів

Не всі посади можуть працювати у вільному ритмі. Потрібно визначити де потрібна синхронність, де достатньо автономності та які команди залежать одна від одної.

2. Узгодження з менеджерами

Менеджер(к)и мають розуміти, як зміниться їхня операційна робота: час дзвінків, дедлайни, планування завдань.

3. Вибір моделі та діапазонів часу

Наприклад Flex Hours з діапазоном 8:00–11:00 чи Core Hours з 11:00 до 16:00.

4. Формалізація правил

Потрібно затвердити межі робочих годин правила перерв, обов’язкові години синхронності, вимоги щодо комунікації та правила відгулів та зміни графіка.

5. Налаштування системи обліку часу

Гнучкий режим працює лише тоді, коли компанія має інструмент, який фіксує робочий час прозоро й однаково для всіх. Це знімає суперечки щодо годин, захищає менеджерів від постійного мікроконтролю, а HR — від ручного збирання інформації в таблицях і чатах.

У HURMA облік часу зручно поєднаний із реальними процесами компанії:

• система може фіксувати початок і завершення робочого дня;
• дозволяє подавати запити на зміну графіка, відгул або відпустку — навіть з функцією вибору людини, яка замінить на час відсутності;
• формує аналітику завантаженості та відхилень від запланованого режиму;
• є графіки та календарі присутності, відсутності, відряджень та лікарняних.

Для гнучкого графіка це критично: усі дані знаходяться в єдиній системі, менеджери бачать реальний статус команди, а працівники самостійно керують своїм часом:

Це створює передбачуваність, яка потрібна для ефективної роботи навіть за максимально вільного режиму:

Усі графіки, запити, зміни, взаємодія з різними підрозділами – час роботи скоротився втричі. 

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

6. Комунікація з командою та короткий онбординг

Люди мають знати коли обов’язково бути на зв’язку, де фіксувати час та як домовлятися про зміни у графіку.

7. Моніторинг та корекція

Раз на місяць варто аналізувати навантаження, перероблення, eNPS, пульс-опитування та якість комунікації.

Підсумуємо

Гнучкий режим — один з найефективніших інструментів підтримки продуктивності, зниження вигорання та залучення талантів. Але працює він тільки тоді, коли підкріплений прозорими правилами та системним обліком часу.

HURMA допомагає структуровано впроваджувати гнучкі режими так, щоб вони були комфортними для співробітників і керованими для HR та менеджерів. Прозорий облік годин, єдиний календар, автоматичні заявки, аналітика навантаження та чіткі правила — усе це дає змогу компаніям зберігати передбачуваність навіть у максимально гнучких форматах.

Якщо ви хочете впровадити гнучкий графік — замовте безплатне демо HURMA і подивіться, як система працює у реальних сценаріях вашої компанії.